El Vicerrectorado de Euskera, Cultura e Internacionalización tramita los convenios con instituciones extranjeras siempre y cuando la relación entre las partes afecte  a toda la Universidad o a más de un Campus.

Con motivo del nuevo Reglamento de funcionamiento del Consejo de Gobierno publicado en el BOPV el 24 de abril de 2009 (BOPV de 26 de mayo de 2009), la tramitación de los convenios viene regulada con detalle en los artículos 24 a 29.

De acuerdo con esta regulación, los Vicerrectorados de Campus tienen competencia para tramitar convenios con Instituciones o entidades extranjeras siempre y cuando la actividad que se desarrolle con ocasión de los mismos afecte solamente al correspondiente Campus.

En nuestro ámbito de actuación, para la tramitación de los convenios que afectan, como ya se ha dicho a más de un campus o a toda la Universidad, el procedimiento a seguir de manera resumida es el siguiente:

Quien esté interesado/a en concertar una colaboración, en el ámbito de Relaciones Internacionales, ha de remitir UNA MEMORIA JUSTIFICATIVA, que determine:

1. Datos del/a solicitante: nombre y apellidos, cargo en la UPV/EHU, Centro, dirección, teléfono, fax y email.
2. Datos de contacto con la otra parte : entidad o universidad, persona de contacto, dirección, teléfono, fax y email.
3. Datos Justificativos
   • las circunstancias que aconsejan entablar la relación con la otra parte;
   • los objetivos que se pretenden alcanzar con la colaboración;
   • los compromisos que asumen las partes para su consecución, desglosando, en su caso, si comportan obligaciones de carácter económico la procedencia del crédito para hacerles frente;
   • los medios materiales y personales que se ponen a disposición para dar cumplimiento a los compromisos.

El Vicerrectorado de Euskera, Cultura e Internacionalización se pondrá en contacto con la persona interesada para que, tomándose como referencia los modelos de Convenio Marco o Convenio Específico (Documentos), según sea el caso, se adapten al caso concreto.

Al mismo tiempo, desde este Vicerrectorado se establecerá en contacto con la otra parte (Entidad o Universidad, cuyos datos facilitará el/la interesado/a) para explicar el procedimiento interno, depurar el texto y concluir la tramitación.

Para más información sobre la tramitación de convenios de intercambio universitario: letrado.internacional@ehu.eus

Con carácter previo a elevar la autorización para suscribir el convenio al Consejo de Gobierno o a la Comisión Permanente, según el caso, se han de recabar informes de los Órganos que pudieran tener algo que decir sobre el objeto y contenido del mismo.

Las solicitudes de Informe se realizan desde el Vicerrectorado de Euskera, Cultura e Internacionalización. Atendiendo al tipo de convenio a suscribir, el número de informes necesarios variará en cada caso. Como orientación incluimos la siguiente información:

1. Convenios Marco:  suelen recoger líneas generales de colaboración centradas en intercambios de bibliotecas, proyectos de investigación conjuntos, planes de estudio, intercambios de alumnado, intercambios de profesorado, intercambios de personal investigador, estancias en otros centros...). Generalmente suelen requerir los informes de Profesorado, Ordenación Académica, Alumnado, Gerencia, Asesoría Jurídica, Biblioteca y del Vicerrectorado de Investigación.
2. Convenios Específicos: suelen concretar una línea específica de colaboración, por ejemplo el desarrollo de intercambios de alumnado; PDI y PAS. Dependiendo del área al que se circunscriba la colaboración el número de informes necesarios puede ser menor.
3. Convenios de carácter Subvencional : comprenden tan sólo acuerdos de tipo económico que se refieren a subvenciones a la UPV/EHU que afecten a este Vicerrectorado. Requieren autorización del Consejo de Gobierno cuando superan la cuantía de 300.000 €.

Los informes suelen emitirse en un plazo aproximado de 15 días. El contenido de los informes podría aconsejar reconsiderar algún punto el texto inicial, por lo que obligaría a contactar con el/la promotor/a y la otra parte a fin de llegar a un acuerdo sobre el cambio recomendado. En el caso de que los informes sean favorables, el convenio seguiría los trámites que se indican a continuación.

Una vez recibidos los informes necesarios, desde el Vicerrectorado de Euskera, Cultura e Internacionalización se remite a Secretaría General el expediente completo, incluida la Propuesta de Acuerdo, para que el convenio se incluya en el Orden del día del Consejo de Gobierno correspondiente. En todo caso, 15 días antes de la fecha de celebración de la reunión del  citado órgano, desde el Vicerrectorado se remite la documentación a Secretaría General.

Las reuniones de Consejo de Gobierno se celebran por lo general una vez al mes.

En los convenios específicos, el trámite de elevación a Consejo de Gobierno puede evitarse si los términos en los que se aprueba el Convenio Marco del que dependan, prevén la autorización de su firma cuando los informes recabados en la tramitación sean favorables.

Una vez aprobado  el convenio en Comisión Permanente o Consejo de Gobierno, desde el Vicerrectorado de Euskera, Cultura e Internacionalización continúa el proceso hasta la firma. Normalmente, se llega a un acuerdo con la otra parte sobre la manera de proceder (con o sin acto protocolario).

Desde que se inician los trámites hasta que se firma un convenio pueden transcurrir aproximadamente 2 meses.

La Secretaría General mantiene un Registro de Convenios suscritos por la UPV-EHU, entre los que se encuentran los tramitados por este Vicerrectorado.