Artxibo Nagusira dokumentazioa transferitzea <br /> Arau teknikoak
Transferentzia dokumentuak Artxibo Nagusian sartzeko prozedura da. Prozedura honen bidez, artxibora sartzen dira dokumentuak sortu dituzten bulegoek gero eta gutxiago kontsultatzen dituzten dokumentuak, pixkanaka balio administratiboa galdu dutenak. Transferentziaren azken helburua da bulegoetan dokumentuak ez pilatzea, gutxitan erabiltzen diren dokumentuak kenduz, eta dokumentu guztiek tratamendu egokia jasotzea.
Artxibora transferentzia bat egiterakoan, honako arauok errespetatuko dira:
- Sailek edo atalek ekoizten duten dokumentazioa gordeko dute izapidetze-prozesua bukatu arte. Egoerak horretarako bide ematen duenean, ekoizleek dokumentazioa gordeko dute bi urtetan gutxienez. Izapidetze-prozesua bukatu duten dokumentuen kasuan, gutxitan kontsultatzen badira, derrigorrezko bi urteak pasatu gabe ere transferitu ahalko dira.
- Dokumentazioa antolatu egin beharko da bidali aurretik eta horretarako laguntza eskatu ahalko zaio artxiboari.
- Bereiztu egin behar dira sail edo atal batek ekoiztutako dokumentuak eta informazio-laguntzarako dokumentuak (aldizkari ofizialak, aldizkako argitalpenak edo horrelakoen fotokopiak). Dokumentu hauek ez dira sailak ekoiztutakoak, beraz, ez dira Artxibo Nagusira bidali behar.
- Transferentziak aldian-aldian egingo dira, urtean zehar, adostutako egutegiaren arabera. Salbuespen moduan, dokumentuak transferitu ahal izango dira artxiboarekin ados jarri ondoren.
- Kasuan kasuko bulegoen buruek prestatu beharko dituzte artxibora bidali beharreko dokumentuak eta, behar izanez gero, esleitutako administrazio laguntzaileen laguntza izango dute. Lan hori ez da inolaz ere dokumentuak ezagutzen ez dituzten pertsonen esku utziko. Ardura sail edo atalaren buruari dagokio eta berak gainbegiratu beharko du transferentzia.
- Dokumentuak behar bezala kontserbatzeko arazoak sor ditzaketen elementuak (plastikoak, goma elastikoak, grapak, metalezko klipak edo bestelakoak) kenduta bidaliko dira. Horien ordez araututako karpeta eta azpikarpetak erabiliko dira.
- Bidalitako dokumentazioari transferentziarako inprimakia erantsi beharko zaio beti, behar bezala beteta (archivo.general@ehu.es)
- Gutun-azalak, azpikarpetak, etab. oso kaltetuta badaude, ordezkatu egin beharko dira.
- Dokumentuak behin betiko artxibatzeko kartoizko kutxetan bidaliko dira artxibora, kutxaren tamaina egokia hautatuta. Kutxa hauek artxiboak berak emango ditu transferentziak egiteko. (*)
- Kutxei elkarren hurreneko zenbakiak jarri beharko zaizkie arkatzez eta zenbakiok artxiboak emandako inprimakietan agertzen diren zenbakiekin bat etorri beharko dute.
- Transferentzia egin orduko, saila edo atala artxiboarekin harremanetan jarriko da transferentzia-data zehazteko.
- Artxiboak egiaztatzen duenean eskuratutako agirien zerrendan adierazitakoa eta bidalitako dokumentazioa bat datozela, agiriok katalogatu egingo dira eta sail edo atal igorleari behin betiko inbentarioa itzuliko zaio. Transferentziarako inprimakian zerrendatutakoa eta bidalitako dokumentazioari atxikitako inbentarioan adierazitakoa bat ez badatoz, bueltatu egingo dira biak.
- Artxiboak sail edo atalari bidalitako inbentarioan katalogo-zenbaki topografikoa adieraziko da. Katalogo-zenbaki hau mailegu edo kontsultaren bat egiten den bakoitzean erabili beharko da. Inbentario hori sail edo atalak gorde beharko du eta bertan lan egiten duten guztiek izan beharko dute bere berri.
(*) Artxiboko kutxan agertu behar da:
-
Administrazio-unitatearen aldetik:
- Gerentziaordetza/Errektoreordetza/Zentrua.
- Zerbitzua/Atala .
- Segidaren kodea.
- Edukiera.