Crear una reunión en eGela /eGelaPI

Dentro de una actividad "Webex" se pueden crear y gestionar múltiples "reuniones" (Meetings), que tienen una fecha/hora y un tiempo de duración específico.

En la siguiente imagen se muestra la actividad "Webex" después de haber activado los servicios "Virtual meetings" y "Office hours". Inmediatamente debajo del nombre de la actividad, se ve la descripción (1), por haber marcado la opción "Mostrar la descripción de la actividad cuando se inicia" en el apartado "General" del formulario "Editar ajustes".

A continuación, se muestran las pestañas disponibles (2). La pestaña seleccionada es "Virtual meetings" (2.1). En esta pestaña se encuentra el botón para crear nuevas reuniones ("New meeting", 2.2). En la parte inferior, tres sub-pestañas donde se mostrarán las reuniones futuras ("Upcoming"), pasadas ("Past meetings") y grabaciones ("Recordings") (3).

Muestra como añadir una nueva reunión

Después de pulsar sobre "New meeting", se muestra el formulario que aparece en la siguiente imagen.

En el apartado "Name" (1) se pueden especificar el nombre, la fecha y la duración. Además, en el apartado "Recurrence" (1.1), se puede establecer si la reunión se repite diaria, semanal o mensualmente.

También se puede desplegar un formulario de opciones avanzadas ("Show advanced options", 2 ):

NO MODIFICAR LA OPCIÓN “Guests can join the meeting”.(2.1) porque este cambio impediría la entrada del alumnado desde eGela / eGelaPI.

También se puede establecer el bloqueo de la entrada en la sala después del tiempo especificado (2.2) y la grabación automática de la reunión (2.3).

Muestra como configurar la nueva reunión

En la siguiente imagen, en la pestaña “Upcoming” (1) se muestra la reunión creada (“Reunión de ejemplo”, 2) y los iconos para iniciar, editar o borrar esta sesión (2.1). También se muestra el menú desplegable “Filters” (3) para ajustar los criterios de las reuniones que aparecen en el listado.

Como se puede apreciar debajo del nombre de la reunión (2), se muestra el nombre del / de la docente que ha creado la reunión. Esta reunión se trasladará al espacio personal del / de la creador(a) de la reunión. Ver en el apartado “Funciones y ajustes suplementarios en el espacio personal" > "Opciones de planificación" > "Asignación de coorganizadores de forma manual o automática” otros ajustes complementarios sobre el rol de otro/as docentes del aula virtual de eGela / eGelaPI en la reunión virtual de Webex.

Muestra el listado de reuniones creadas y que se pueden editar
Dado de que en el espacio personal de cada docente se mostrarán las reuniones de todas las aulas virtuales que ha creado desde eGela o eGelaPI, se recomienda utilizar nombres significativos que permitan distinguir a qué asignatura pertenecen.

Funciones y ajustes suplementarios en el "Espacio personal" Webex

En el "Espacio personal" (https://ehu.webex.com) se pueden establecer configuraciones adicionales para cada reunión. Para acceder, introducir unas credenciales LDAP de la UPV/EHU (PDI o PAS) que se hayan validado previamente en https://teams.webex.com (ver apartado “Pasos previos”).

En la página de "Inicio" (1) del "Espacio personal" se encuentran distintas opciones relacionadas con las reuniones virtuales de Webex. Este "Espacio personal" no debe confundirse con la "Sala personal" (1.1), que es una sala de reuniones con un enlace permanente que puede usar cada usuario a su conveniencia y que no tiene fecha/hora determinadas.

En la parte inferior de la página "Inicio" (1) está el apartado "Próximas reuniones" (1.2) donde aparecerán las reuniones futuras que se hayan creado desde eGela / eGelaPI o desde este mismo "Espacio personal". También se puede acceder a este listado a través de la página "Reuniones" (2).

Para acceder a la página específica de una reunión, pulsar sobre el nombre de la reunión (1.3).

Muestra las funciones y ajustes suplementarios en el

En la página específica de la reunión se puede acceder a un conjunto de iconos (1) que permiten obtener el enlace a la reunión, acceder al formulario de configuración (1.1), eliminar la reunión y descargar la información para agregar el evento al calendario. 

Además, hay otras opciones, como:

  • "Preasignar sesiones de grupos" (2, ver indicaciones en el siguiente apartado),
  • "Iniciar la reunión" (3)  desde esta página en lugar de hacerlo desde eGela
  • "¿Quién está invitado?" (4): En este campo se pueden introducir correos electrónicos de la UPV/EHU o externos. Se enviarán notificaciones de la invitación a los correos electrónicos introducidos, con indicaciones para acceder a la reunión.
  • El apartado "Información de la reunión" (5), del cual en la imagen solo se muestra el título, ofrece información detallada sobre las opciones de conexión a la reunión.(enlace, contraseña, clave de organizador).

Pulsando sobre el icono edición (1.1) se accede al formulario de configuración del evento.

Muestra las opciones para configurar una reunión

Los primeros apartados de este formulario, señalados en la imagen siguiente con un recuadro rojo (1), contienen los datos que provienen de eGela/eGelaPI y NO DEBEN MODIFICARSE, dado que se perdería el vínculo con la reunión del curso.

Los ajustes suplementarios de la reunión que pueden modificarse se encuentran en el menú desplegable “Mostrar opciones avanzadas” (2).

Muestra el formulario para la configuración de una reunión

Opciones de conexión de audio

En el apartado “Opciones de conexión de audio” (1) destacamos la opción de “Silenciar a los asistentes” (1.1), aunque, probablemente, para la docencia lo más conveniente será mantener la opción por defecto, es decir, que el alumnado no esté silenciado al entrar en reunión.

Muestra las opciones para configurar el audio de la reunión

Opciones de planificación

Asignación de coorganizadores de forma manual o automática

Dentro del apartado “Opciones de planificación” (1), se encuentra el apartado “Coorganizadores” (2) que permite establecer la asignación de coorganizadores de forma manual o automática.

Es importante concretar el concepto “cuenta de organizador en este sitio”, que aparece mencionado en las opciones. Este concepto se refiere a cualquier persona que tenga una licencia corporativa de la UPV/EHU activada. Todo el personal (PDI + PAS + las cuentas LDAP “Besteak” con la propiedad “Faculty”) puede activar su licencia (ver apartado “Pasos previos”).

Si se elige la primera opción (2.1), solo quien ha creado la reunión tendrá el rol de “Organizador”. Durante la reunión, podrá seleccionar a un asistente de la lista y convertirlo en “Coorganizador”. Si se elige la segunda (2.2) o la tercera opción (2.3) otro/a(s) participante(s) con licencia corporativa podrá(n) entrar, de forma automática, con permisos de organizador o coorganizador.

Hay que subrayar que tener un/a licencia corporativa no depende directamente del rol del /de la participante en el aula virtual (docente o estudiante). En el caso de una asignatura de grado de eGela, es muy poco frecuente que el alumnado también sea personal de la UPV/EHU, pero en el caso de eGelaPI, es habitual que personal PDI o PAS esté matriculado como estudiante.

Muestra como asignar coorganizadores

Grabación automática, Excluir contraseña y Unirse antes que el organizador

Este conjunto de opciones permite programar la “Grabación automática” (1), “Excluir la contraseña” (2) de las invitaciones mandadas por correo electrónico y permitir la entrada del alumnado antes de la entrada del profesorado, pulsando “Unirse antes que el organizador” (3). En esta última opción se puede especificar desde cuántos minutos antes se permite la entrada de lo/as asistentes (3.1) y si se permite el uso del audio antes de la entrada del / de la organizador/a (3.2).

Se recomienda marcar la opción “Unirse antes que el organizador” (3) para evitar que el alumnado que pueda intentar entrar en la reunión en los minutos previos se encuentre con un mensaje de error.

Muestra más opciones para planificar la reunión

Preasignar grupos con CSV

En el apartado “Sesiones de grupos” (1), pulsar sobre “Preasignar sesiones de grupos” (1.1) para desplegar el cuadro de dialogo (2). Dentro de este cuadro, marcar “Manualmente” (2.1) y pulsar sobre “Crear” (2.2) para pasar a la siguiente pantalla. También pueden cargarse los datos pulsando “Importar desde un archivo CSV” (2.3, ver indicaciones más adelante).

Muestra como configurar sesiones de grupos

En el cuadro de diálogo de “Preasignación de sesiones de grupo” (1), pulsar sobre “Añadir personas” (2).

Muestra como añadir participantes a un grupo

En el panel “Sesiones de grupos” (2.1) añadir los correos electrónicos del alumnado en la sesión de grupo correspondiente. También se pueden añadir nuevas sesiones pulsando “Añadir sesión” (2.2).

Muestra como añadir mails y una nueva sesión

Si se ha optado por “Importar desde archivo CSV” (1), se puede descargar una plantilla de modelo (2). Solo es necesario especificar los nombres de las reuniones y los correos electrónicos de los usuarios. Si se tienen creados grupos en el aula virtual y se quieren replicar en las reuniones de Webex, se pueden utilizar los filtros y las opciones de exportación disponibles en la página “Participantes” (ver apartado “Opciones disponibles en ‘Participantes’” en el manual “Gestión de usuarios. Participantes, Grupos y Matriculación”).

Muestra como descargar el fichero CSV

Reuniones desbloqueadas y Bloqueo automático

En el apartado “Reuniones desbloqueadas” (1), la opción marcada por defecto (1.1) NO DEBE MODIFICARSE porque el alumnado no podría entrar en la reunión Webex.

Además, se puede establecer un “Bloqueo automático” (2) para la entrada en la reunión, a partir del tiempo especificado. 

Muestra las opciones de bloqueo y desbloqueo de las sesiones