Instrucciones Generales

 

Programas de movilidad 2017-2018

Plazo de solicitud: del 28 de noviembre al 18 de diciembre 2016
1ª adjudicación: 17 de enero de 2017
2ª adjudicación: 3 de febrero de 2017
 

Pasos a seguir para el alumnado que realice estudios en otra universidad a través de los programas de movilidadde la EUI


1. ANTES DE PARTIR
2. DOCUMENTACION
3. GAUR ANTES DE PARTIR
4. MATRICULACION EN LA ESCUELA
5. CREDENCIALES Y SEGUROS
6. SOLICITUD DE BECAS
7. EN DESTINO
8. POSIBILIDAD DE REALIZAR EXÁMENES DE ASIGNATURAS DE LA ESCUELA DE VITORIA-GASTEIZ, EN LA UNIVERSIDAD  DE DESTINO
9. AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE ESTANCIA
10. AL FINALIZAR LA ESTANCIA
11. ENCUESTAS Y CERTIFICADOS DE FINALIZACIÓN DE ESTANCIA
12. A QUIÉN DIRIGIRSE

1. ANTES DE PARTIR

1.1. Leer toda la información del programa en el que queréis participar en la página Web del Vicerrectorado de Estudios de Posgrado y Relaciones internacionales.

1.2. Requisitos para poder solicitar:

  • poseer nacionalidad europea o residencia permanente.
  • estar matriculado, mínimo, en 2º curso.

1.3. Para poder desplazarse al destino, los estudiantes deberán tener completamente aprobado el primer curso de su titulación.

1.4. Asistir a todas las reuniones informativas que se convoquen relacionadas con vuestra estancia. Si no podéis asistir por razones de peso, comunicádnoslo por email.

1.5. Consultar el email de la UPV/EHU con regularidad ya que toda la comunicación se hará por email. Tened en cuenta que el Vicerrectorado y el sistema GAUR sólo utilizan vuestra dirección de la UPV/EHU (@ikasle.ehu.eus).

1.6. Obtener la mayor información posible acerca de vuestra universidad de destino, a través de su página Web y de los alumnos que hayan estado allí en años anteriores (ver links y comentarios en la página Web de la Escuela).

1.7. Comprobar el idioma en el que se imparten las asignaturas en la universidad de destino, y aseguraros de que contáis con el título que exigen en esa universidad.

1.8. Comprobar que el destino que queréis elegir ofrece vuestra titulación. En la Web de la Escuela encontraréis los links a las páginas Web de las universidades de destino.

2. DOCUMENTACION

El contenido académico de la estancia lo tenéis que acordar con la Subdirectora (Estibaliz Apiñaniz) y el resto de formalidades con la auxiliar (Itziar Aranegui).

2.1. Compromiso Académico (Learning Agreement).
El Compromiso Académico (LA), es el documento que recoge tanto las asignaturas que se cursarán en la universidad de destino, como las asignaturas que se reconocerán en la UPV/EHU. Cada universidad extranjera dispone de su propio impreso y procedimiento, bien en papel o bien online.

El Compromiso Académico tiene que estar acordado con la Subdirectora, grabado en GAUR y debe ser entregado firmado antes de partir.
Cualquier cambio deberá ser comunicado vía e-mail en el plazo de 15 días desde el comienzo del curso en la universidad de destino.


Las asignaturas que elijáis en destino deben ser de ingeniería. Las asignaturas de idioma sólo se aceptan cuando van dentro de un paquete cerrado ofertado por la universidad de acogida.
No se podrán reconocer asignaturas que hayan sido suspendidas previamente en la Escuela.
Se deberán cursar un mínimo de 30 créditos si la estancia es de 5 meses y 60 créditos si la estancia es de curso completo.
Para que una asignatura cursada en la universidad de destino pueda ser reconocida en la EUI debe tener nota final y aparecer en el Transcript of Records que os darán una vez terminada la estancia.
Para las asignaturas obligatorias en la Escuela, hay que proponer asignaturas similares.
Para las optativas tenéis más libertad, pero deberán ser de ingeniería y del mismo número de créditos que vais a convalidar en la Escuela.

2.2. Debemos enviar a la Universidad de destino al menos tres documentos: Impreso de Solicitud (Application Form), Compromiso Académico (Learning Agreement) y Expediente Académico (Transcript of Records).

2.2.1. El Impreso de Solicitud (Application Form), en muchos casos online, lo preparáis vosotros.
Cada uno es responsable de verificar lo que os pide vuestro destino y cuáles son las fechas límite para enviarlo.

2.2.2. El Compromiso Académico (Learning Agreement) lo podréis enviar a la universidad de acogida, una vez que lo hayáis acordado con la Subdirectora.

2.2.3. Expediente Académico (Transcript of Records), podéis solicitárnoslo en el despacho de Dirección.

El alumnado entregará esta documentación a Itziar, quien verificará que todo esté en orden y se enviará desde la Escuela al coordinador extranjero correspondiente en las fechas que correspondan a cada universidad (cada estudiante es responsable de buscar la fecha límite en la página web de su universidad de acogida, así como el procedimiento: online, por correo, por email…).
En caso de que lo hagáis online, tendréis que comunicar a Itziar que ya habéis terminado con la solicitud y entregarle copia de los documentos que hayáis tramitado online para nuestro archivo.
Para los que vais a hacer el TFG, sería interesante haber acordado previamente con la Universidad de destino el TFG y el tutor para indicarlos en la solicitud, así os evitaréis problemas.

2.3.  Debéis tener claro quién es la persona de contacto en la universidad de destino, que puede ser la Oficina Internacional o un coordinador académico.
Es importante que hayáis indicado a esa persona cuándo llegáis y qué es lo que vais a hacer allí con la suficiente antelación (mínimo 3 meses), independientemente de que hayáis enviado la documentación pertinente previamente.
Los que solamente vayáis a hacer el TFG es conveniente que tratéis de que os asignen un tema y un tutor antes de que vayáis a vuestro destino.

2.4. Alojamiento. Tratad de arreglar el alojamiento lo antes posible, esto es algo que debéis gestionarlo vosotros con la información que os dé la universidad de destino. Esto puede ser muy complicado en algunas universidades y conviene hacerlo cuanto antes, si bien es cierto que primero os tienen que dar el VºBº a vuestra propuesta de Compromiso Académico como paso previo a  gestionaros vuestra plaza en residencia, si la hubiera.

2.5. Visado. Los que vais a países que necesitan visado (si alguno no está seguro informaros en la página Web del Ministerio de Asuntos Exteriores www.maec.es o llamar por teléfono a la embajada) debéis esperar a que el responsable de Relaciones Internacionales de la universidad de destino os mande un certificado de admisión como alumnos de programas de intercambio, para poder tramitar ese visado.

3. GAUR ANTES DE PARTIR

Rellenar el Compromiso Académico en GAUR; lo que grabéis será validado o corregido, en su caso, por la Subdirectora. Si es necesario más adelante, se modificará. Antes de partir deberá ser entregado firmado.
En el aplicativo de GAUR encontrareis instrucciones sobre cómo rellenarlo.

4. MATRICULACIÓN EN LA ESCUELA

Todos los alumnos debéis estar matriculados en la Escuela, durante vuestra estancia en el extranjero, de las asignaturas que aparecen en vuestro Compromiso Académico para que podamos efectuar el reconocimiento.

5. CREDENCIALES Y SEGUROS

5.1. Credenciales: Debéis llevar a vuestro destino el resguardo de la matrícula y el certificado oficial de estudiante de movilidad que se puede descargar del GAUR.

5.2. Seguros:

5.2.1. Seguro médico, que (en el caso de la Unión Europea) consiste en la Tarjeta Sanitaria Europea T.S.E. (consultar en Seguridad Social para su obtención). Debéis consultar en sus oficinas qué  tipo de acuerdos hay, qué cubren y cómo funcionan. Los que tengáis seguros médicos privados deberéis consultar qué cobertura tenéis en el extranjero. Pero TODOS debéis llevar un seguro médico y entregar copia del mismo a Itziar.

5.2.2. Seguro Cum Laude.
Este es un seguro de accidente y repatriación.
Las bases de la convocatoria indican que es OBLIGATORIO CONTRATAR un seguro que cubra TODO el periodo de estancia en el extranjero. La UPV/EHU tiene suscrito un convenio mediante el cual se oferta a los estudiantes el Seguro Cum Laude.
Deberéis enviar una fotocopia del seguro (Cum Laude u otro similar) al Vicerrectorado de Estudios de Posgrado y Relaciones Internacionales, y otra copia a Itziar.
Este seguro Cum Laude está ligado al curso académico (del 01 de septiembre a 31 de agosto) por lo que, aquellos que salgáis en Julio/Agosto debéis contratar DOS pólizas. Las podéis contratar a la vez.

5.2.3. Seguro de responsabilidad civil. Este ya lo tiene contratado la UPV/EHU para los alumnos.
Este seguro cubre los daños que podáis ocasionar en las universidades de destino; en algunas de ellas os pedirán que lo acreditéis antes de poder entrar en los  laboratorios. De todas formas, algunas universidades os harán contratar su propio seguro de responsabilidad civil.

6. SOLICITUD DE BECAS

La información se actualiza periódicamente en la web del Vicerrectorado de Estudios de Posgrado y Relaciones Internacionales:
- La beca de la Unión Europea, procedente del SEPIE (Servicio Español para la Internacionalización de la Educación), sólo para Erasmus: Bajar de GAUR el Contrato de Subvención, cumplimentarlo, firmarlo y enviarlo al Vicerrectorado de Estudios de Posgrado y Relaciones Internacionales, junto con la fotocopia del seguro Cum Laude (o similar) que hayáis contratado.
- La beca del Gobierno Vasco.
- La beca de Kutxabank que debéis solicitar alrededor del mes de Mayo. Consultar la web de Kutxabank.

IMPORTANTE: cada plaza tiene asignado un periodo de meses.
Debéis preocuparos de que, cuando os firmen los certificados de llegada y salida en la universidad de destino, la estancia incluya los meses correspondientes. Si no es así, os pedirán la devolución de la parte proporcional de las becas cobradas.

7. EN DESTINO

7.1. Podéis solicitar por e-mail a la Subdirectora modificaciones justificadas del Compromiso Académico (solapamientos de horarios, idioma de impartición, contenido real no es el que parecía…) como muy tarde 15 días después del comienzo del curso en la universidad de destino.
Una vez aceptadas se modificarán en GAUR y os enviaremos el nuevo Compromiso Académico firmado por la Subdirectora. Para que sean validadas, tendréis que devolvernos el nuevo Compromiso Académico firmado y sellado por la universidad de destino y por vosotros.

7.2. En los primeros días, debéis bajar de GAUR el certificado de inicio de estancia (Certificate of Arrival), pedir que os lo firmen y sellen en destino y enviarlo al Vicerrectorado (movilidad.internacional@ehu.eus). Imprescindible para cobrar las becas.

8. POSIBILIDAD DE REALIZAR EXÁMENES DE ASIGNATURAS DE LA ESCUELA DE VITORIA-GASTEIZ, EN LA UNIVERSIDAD DE DESTINO

El objetivo es evitar que perdáis clases o exámenes en destino. El examen tendría lugar el mismo día y a la misma hora que en la Escuela y el profesor de la asignatura lo enviaría por correo electrónico al profesor responsable en la universidad de destino.
Una vez realizado el examen por el estudiante, el responsable en destino deberá enviar una copia escaneada (al terminar el examen) y el original por correo, al profesor de la asignatura.
La realización del examen de esta forma no es un derecho por lo que los profesores de la Escuela no tienen obligación de seguir ese procedimiento y debéis tener en cuenta que vosotros asumís los riesgos inherentes a este proceso (fallo de servidores, pérdida del original en el correo, etc.). Para la realización de un examen a distancia debéis seguir los siguientes pasos:
1. Solicitar el permiso al profesor de la asignatura correspondiente.
2. Contactar con el coordinador del centro de acogida para saber si está dispuesto a realizar el examen.
3. Enviarnos el impreso de solicitud con la información sobre el examen, fecha, hora y profesor responsable.
Fecha límite de solicitud: 15 de Diciembre para la convocatoria de Enero y 1 de Mayo para la correspondiente a Mayo.
No se admitirá ningún examen a distancia que no haya seguido los tres pasos anteriores para esa fecha.
4. Estudiar para que todo el esfuerzo que supone para los profesores de ambas universidades sirva para algo.

Tened en cuenta que las fiestas de cada país y los horarios de trabajo no siempre coinciden, por lo que si cuando se hace aquí un examen, allí es fiesta o es a una hora muy tardía para ellos, no lo podréis hacer en destino. El examen se hará el mismo día y a la misma hora que aquí, sin excepción.
En el supuesto caso de que suspendáis uno de estos exámenes, el proceso de revisión de examen es el habitual, no se puede hacer a distancia.

9. AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE ESTANCIA

Si algún estudiante cuya estancia inicial fuera sólo para el 1º semestre deseara alargar el periodo de estancia, y la universidad de acogida estuviera de acuerdo, hay que seguir los siguientes pasos:
1. Debéis solicitarlo a la Subdirectora por email indicando las razones y la fecha final hasta la que queréis alargar la estancia.
2. Enviarnos fotocopia del Seguro Cum Laude en vigor durante la ampliación de la estancia. Si ya lo tenéis adjuntar fotocopia y si no, tenéis que contratar una extensión y enviarnos la fotocopia.
3. Remitirnos la autorización del centro de acogida en la que se manifiesta la conformidad con la ampliación de la estancia.
4. Nuevo Compromiso Académico incluyendo las asignaturas a cursar en ese nuevo periodo.
5. Una vez recibida en la EUI toda la documentación, os comunicaremos por email si todo está en orden y si la ampliación está ya oficialmente aceptada.
En cualquier caso, el periodo debe ser continuación de la estancia inicial, sin pausas.
La  concesión de la  extensión del periodo de estancia no implica la ampliación de la beca.

10. AL FINALIZAR LA ESTANCIA

10.1. Convalidación de asignaturas:
Cuando finalicéis los exámenes en la universidad de acogida, debéis insistir en que nos envíen las calificaciones en el impreso conocido como Expediente Académico (Transcript of Records).
Una vez recibido en la Escuela, se procederá al reconocimiento de acuerdo con el Compromiso Académico; si suspendéis alguna asignatura en destino quedará aquí con un suspenso, según corresponda.

10.2. Convalidación del Trabajo Fin de Grado:
Una vez evaluado, el coordinador de vuestro centro de acogida deberá enviarnos un Expediente Académico (Transcript of Records) firmado y sellado con la nota del TFG.
Para que lo convalidemos, debéis entregarnos lo siguiente:

  • CD incluyendo el TFG original y un pequeño resumen en euskera o castellano. Cada estudiante deberá presentar un TFG individual, no estando permitida la preparación de un mismo TFG por dos o más alumnos (Normativa sobre la elaboración y defensa del trabajo fin de grado de la E.U.I. aprobada con fecha 1-03-2013).
  • Tanto en la caja como en el CD deberéis indicar: Título del trabajo, Nombre y Apellidos del Estudiante, Especialidad y Director del Trabajo en la universidad de acogida.

11. ENCUESTAS Y CERTIFICADOS DE FINALIZACIÓN DE ESTANCIA

Escuela: para calificaros las asignaturas y/o el TFG será necesario que entreguéis un resumen de vuestra estancia en texto libre y dirigido a futuros alumnos que vayan a tu mismo destino (enviadlo por email: itziar.aranegui@ehu.eus).

Vicerrectorado: deberéis tanto enviar el certificado de fin de estancia (Certificate of Departure) que bajáis de GAUR sellado por la universidad de acogida, como cumplimentar la encuesta online que ellos os facilitan.
CUIDADO: las fechas de inicio y fin de estancia deben ser correctas. Todos los años hay alumnos que tienen que devolver dinero de las becas.

12. A QUIEN DIRIGIRSE

Gestión administrativa (información, tramitación, dudas…):
Itziar Aranegui itziar.aranegui@ehu.eus 

Gestión académica (Compromiso Académico,  modificaciones del mismo, peticiones de Extensión del Período de Estancia…):
Estibaliz Apiñaniz, Subdirectora esc-ingenieria.internacional@ehu.eus

Becas:
Vicerrectorado de Estudios de Posgrado y Relaciones Internacionales movilidad. internacional@ehu.eus