UPV/EHUren Doktorego Ikasketen Gestiorako Arautegiaren VIII. kapituluak Doktoregoko ikasleen mugikortasuna jasotzen du, zehazki, 36. artikuluan, doktoregai bisitariena.

Baldin eta beste unibertsitate batean matrikulatuta dauden doktoregaiek UPV/EHUn egonaldia egin nahi badute, hartuko dituen doktorego programa baten barruan egin dezakete. Horretarako, inplikatutako eragile guztiek prozedura honi jarraitu beharko diote:

1. UPV/EHUko egonaldiaren gainbegiraleak (doktorego programako harrerako irakasleak) bere zatia beteko du I. eranskinean eta elektronikoki sinatuko du (PDF formatuan).
2. Gainbegiraleak I. eranskina aurkeztuko dio doktorego programako koordinatzaileari, egonaldia onartzeko eskatuz (doktoregaiak asegurua kontratatu baldin badu, betiere).
3. Doktorego programak egonaldia onartzen badu, koordinatzaileak I. eranskina sinatuko du elektronikoki (hau da, gainbegiraleak lehen sinatu duena), eta bueltan bidaliko dio gainbegiraleari.
4. Gainbegiraleak doktoregaiari esango dio eskaria onartua izan dela eta orain berak, doktoregaiak, bidaiako laguntza aseguru bat  eta erantzukizun zibileko beste aseguru bat kontratatu behar dituela, eta dokumentazioa gainbegiraleari bidali behar diola (ezinbestekoa da asegurua kontratatzea egonaldia tramitatu ahal izateko).EBko ikasleek, gainera, Europako Osasun Txartela izan behar dute.
5. Doktoregaiak bidaiako laguntza aseguru bat eta erantzukizun zibileko beste aseguru bat kontratatu behar ditu, eta dokumentu hauek bidali behar dizkio gainbegiraleari:
   • Bidaiako laguntza asegurua. Egonaldi osoa babestu behar du, eta honako hauek bermatu behar ditu nahitaez: gaixotasun edo istripurako osasun arreta, osasun arretarako garraioa eta aberriratzea istripua izan, gaixotu edo hilez gero. (Informazio gehiago hemen).
   • Erantzukizun zibileko asegurua
   • Europako Osasun Txartela (EBko bisitariek)
   • Pasaportea edo beste identifikazio dokumentu baliodun bat (Europako doktoregaiek).
   • Jatorrizko unibertsitateko matrikularen egiaztagiria.
   • Karneterako argazkia.
6. Gainbegiraleak 5. puntuko dokumentazio guztia bidaliko du doktorego programako idazkaritza administratibora (DOKeko langileei), I. eranskinarekin batera.
7. DOKek onespena emango dio egonaldiari eta nazioarteko harremanen arduradunak I. eranskina sinatuko du elektronikoki. DOKek I. eranskina itzuliko dio gainbegiraleari, hiru sinadurekin (DOKen, batzorde akademikoaren eta gainbegiralearen sinadurarekin, alegia), batzorde akademikoa kopian jarrita.
8. Gainbegiraleak II. eranskina sinatuko du (bisitari txartelaren eskaria) eta bisitaria kokatuko den ikastegi/campusari bidaliko dio (hots, gune balidatzaileari).
9. Gune balidatzaileak II. eranskina sinatuko du eta gainbegiraleari itzuliko dio.
10. Gainbegiraleak DOKeko idazkaritza administratibora bidaliko du II. eranskina, bisitari txartela eskatzeko.
11. DOkek egonaldia erregistratuko du (I. eranskineko datuak).
12. DOKek bisitari txartela tramitatuko du Segurtasun Zerbitzuarekin.
13. DOKek txartela bidaliko dio gainbegiraleari, hark doktoregaiari eman diezaion, I. eranskinarekin eta laneko arriskuen prebentzioari buruzko informazioarekin batera.
14. Behin txartela jasota, doktoregaiak sinatuko ditu, alde batetik, I. eranskina, eta, bestetik, txartelaren eta laneko arriskuen prebentzioari buruzko informazioaren hartu agiria.
15. Gainbegiraleak dokumentu hauek bidaliko ditu DOKeko idazkaritza administratibora:
    • I. eranskina
    • Bisitari txartelaren eta laneko arriskuen prebentzioari buruzko informazioaren hartu agiria.