El Archivo General nació en 1996. ¿Cómo era entonces y cómo lo describirías hoy?

Cuando se creó, la Universidad del País Vasco era una institución joven y sin tradición archivística. En 1996 se decidió poner en marcha el Archivo General, dotarlo con una plaza y crear su primer depósito, en el sótano del Rectorado. Durante muchos años fue el único espacio. No fue hasta 2015 cuando se amplió con un segundo depósito en el edificio Elbira Zipitria, en el campus de Gipuzkoa. En estos depósitos se conserva la documentación de los Servicios Centrales, aunque cada centro y unidad mantiene su propio archivo.

Desde hace año y medio la EHU se ha dotado de un Reglamento del Sistema de Archivo y Gestión documental, lo que supone una gran reestructuración: el Archivo General tutela la documentación que se genera en centros y servicios para evitar que el patrimonio documental de la universidad se pierda y para que pueda consultarse en el futuro.

Para quien no lo conoce, ¿por qué es tan importante el archivo para la universidad?

Aunque su función más visible es conservar documentación, su verdadera importancia está en que garantiza la transparencia universitaria y la memoria histórica e institucional de la EHU. Eso es básico para que una administración pública funcione conforme a la ley.

«El archivo no es solo un lugar donde se guardan papeles. Es una garantía de derechos, de transparencia y de memoria institucional»

Aquí se custodian, entre otros, los documentos considerados como esenciales y de conservación permanente, generados por los distintos órganos universitarios: actas, acuerdos, expedientes, memorias, tesis… En definitiva, cualquier documento, en cualquier soporte, que refleje el devenir de la universidad y los acontecimientos que la han marcado.

¿Cuántos años llevas trabajando aquí y a qué retos te has enfrentado?

Trece años, que han pasado muy rápido. He disfrutado mucho del trabajo. Cuando me incorporé al Archivo General acababa de terminar mi formación en Documentación, lo que me ayudó muchísimo.

Uno de los grandes problemas que veo es la escasez de profesionales de archivo en el País Vasco. Fui presidente de ALDEE, Asociación Vasca de Profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación y siempre reivindicamos la necesidad de estudios reglados aquí. No tenerlos es un hándicap: quien quiere formarse tiene que hacerlo fuera.

En todo este tiempo, ¿cuál ha sido el mayor cambio?

Sin duda, la implantación del archivo electrónico. La documentación electrónica ha supuesto un cambio enorme y relativamente reciente, que ha transformado la forma de gestionar y conservar los documentos.

¿Qué tipo de documentación custodia el Archivo General?

Simplificando mucho, hay dos grandes bloques. Por un lado, la documentación en fase intermedia, cuyo valor administrativo todavía no ha prescrito. Por otro, la documentación de conservación permanente, que constituye el archivo histórico.

«Una joya inesperada: El título universitario nunca recogido de Miguel Delibes apareció décadas después en un archivo de la EHU»

Cuando los documentos dejan de ser necesarios en las oficinas —a los cinco, diez o los años que marque la normativa— se transfieren al Archivo General, donde se decide si se eliminan o si se conservan de forma permanente.

¿Qué servicios ofrece el archivo que la comunidad universitaria desconoce?

Sobre todo, el asesoramiento en gestión documental y en buenas prácticas. Este último está recogido en nuestra web, pero es poco conocido. Normalmente nos llaman solo cuando hay problemas de espacio o traslados.

Es importante recordar que los servicios son los custodios de su documentación hasta que llega aquí. Por eso sería muy recomendable que utilizaran más este asesoramiento para gestionar mejor sus archivos desde el principio.

¿Quién consulta el archivo y cómo llega la documentación hasta aquí?

La documentación administrativa intermedia la consultan las propias unidades que la han generado, mediante préstamos. Con la autorización correspondiente, también se puede acceder a documentación de otros servicios.

«El Archivo General de la EHU forma parte del Sistema de Archivos de Euskadi y sus documentos valorados de conservación permanente son Patrimonio documental de Euskadi»

En cambio, la documentación histórica es de acceso libre. La ley establece que los documentos de más de 40 años, si no contienen datos especialmente protegidos, pueden consultarse. Por eso, los principales usuarios son historiadores e investigadores.

Además, recientemente se ha firmado un convenio con el Archivo Histórico de Euskadi para depositar allí fondos históricos de los centros. Aquí no tenemos espacio suficiente y allí existen mejores condiciones de consulta para la ciudadanía.

¿Cómo se protege un patrimonio documental tan amplio?

Las instalaciones son clave: controlar temperatura, humedad, evitar la luz directa y contar con mobiliario especializado. También son esenciales los sistemas de seguridad y de prevención de incendios, que detectan cualquier anomalía.

Hay quien piensa que este es un trabajo aburrido. ¿Qué le responderías?

Que no lo es en absoluto. No toda la documentación tiene el mismo interés, pero si el trabajo se hace con ganas, es muy enriquecedor. Los documentos generan derechos y obligaciones, y pueden convertirse en grandes aliados para facilitar trámites y aportar conocimiento.

«Cada documento cuenta algo más de lo que parece»

Recuerdo una anécdota muy especial: en el antiguo archivo de Empresariales de Elcano apareció un título académico sin entregar, el de Miguel Delibes. Investigamos y comprobamos que, justo después de la Guerra Civil, había estudiado aquí. Localizamos su expediente y se contactó con la Fundación Delibes, y se entregó el título y una copia del expediente a su hija. Jamás lo había recogido: su camino ya estaba en la literatura.

También han aparecido expedientes de figuras políticas relevantes en la historia reciente, como José María de Areilza. En los fondos históricos se esconden verdaderas joyas inesperadas.

Tras tantos años, ¿qué es lo más difícil de transmitir a quien toma el relevo?

La experiencia. Hay mucho conocimiento que no está en ningún procedimiento: el compromiso, la proactividad, las ganas de empujar para que las cosas avancen.

“Siempre he sido muy pedigüeño” —dice entre risas—, reivindicando mejoras en las instalaciones, ampliación de plantilla y visibilidad para el Archivo. “Eso es lo más difícil de transmitir: el interés y la implicación. O se tiene o no se tiene”.

Para terminar: ¿qué dejas?, ¿qué deseas? Y ¿qué te llevas de la EHU?

Dejo las bases para que el archivo siga creciendo, unos cimientos sólidos sobre los que construir un proyecto más ambicioso. Deseo que el Archivo General tenga más visibilidad y proyección dentro de la universidad y que siga garantizando la conservación de la memoria colectiva.

Me llevo muchas vivencias y, sobre todo, personas. Me emociona pensar en compañeros que han sido amigos y que ya no están. Es un cambio que me genera inquietud, pero lo asumo con satisfacción. Me voy tranquilo, con la sensación del trabajo bien hecho durante toda mi vida.