UPV/EHUren fondo dokumentalak biltzen du unibertsitatearen organoek sortu eta jaso duten dokumentazio guztia, administrazio, irakaskuntza eta ikerketa unitateek sortzen duten dokumentazio bilduma. Beraz, informazio askotariko eta aberatsa gordetzen du, unibertsitatearen jarduerei buruz, izan dituen gorabehera, aldaketa, arazo eta lorpenei buruz, sortu zenetik gaurdaino, eta, ondorioz, ikerketarako tresna egokia da. Dokumentuak egon daitezke fase aktiboan, erdiaktiboan edo ez-aktiboan.

Fondoa osoki deskribatzeko, deskribapen artxibistikorako ISAD(G) nazioarteko arauaren arabera, fondo mailako ISAD(G) deskribapena erabiltzen da.

Beste tresna batzuk:

• UPV/EHUren Fondoaren sailkapen laukia
• UPV/EHUren Fondoaren serie dokumentalak

Eskola eta fakultate zaharren funtsetan daude jasota Bilboko Unibertsitatea (gerora, UPV/EHU) sortu baino lehenago Euskadin zeuden unibertsitate eskola eta fakultateen agiriak, ikasketaren arabera antolatuta. Ikasketa bakoitzean, aldi horretako dokumentu ekoizleak ageri dira.

Lanbide eskola eta unibertsitate fakultate zaharren agiriak oinordetzan jaso ditu UPV/EHUk, eta ekoitzi ziren zentroan daude gordeta, edota oinordekoan, antolatu gabe. Horrenbestez, funts horietara ikerketa xedeekin sartzea, gaur-gaurkoz, mugatuta dago, harik eta inbentario eta antolaketa lanak egin arte.

Eskola eta fakultate zaharren dokumentu funtsen sarbidea eta kontsulta

Antolaketa prozesuarekin, funtsok ikerketa historikorako irekita egongo dira, baina agiriak antolatzeko prozesutik beretik eratorritako mugak hartu beharko dira kontuan, eta datu pertsonalak babesteko legedian xedatzen dena bete beharko da. Interesa duen orok baimena eskatu beharko du sartu ahal izateko. Baimena jasotzeko, eskaera idatziz egin beharko da, eskatzailearen identifikazio-datuak adierazita, baita kontsultaren xedea eta kontsultatu nahi duen funtsa eta dokumentazioa ere. Horretarako, behin betiko antolatu bitartean, ikerketa lanak erraztearren, eskatzaileek eskura izango dute agiriak kontsultatu eta erreproduzitzeko eskabidearen inprimakia. Bete, eta NANaren kopia batekin batera, UPV/EHUko Artxibo Nagusira igorriko du, eskabideak kudeatzeko ardura duena denez. Dokumentazioak pertsonen segurtasunari, ohoreari edo intimitateari buruzko daturik balu, dokumentazioa eskuratu eta erreproduzitzeko eskubidea titularraren berariazko baimena dutenetara mugatuta egongo da. Ez da baimenik beharko 25 urte igaro badira heriotzatik, edo 50 urte, azken agiriaren datatik. Sarbide publikoa duten agirien erreprodukzioak soilik eskatu ahalko zaizkio Artxiboari.

UPV/EHUk, edonola ere, datu pertsonalak dituzten sarbide mugatuko agirietarako sarbidea bermatuko du (Espainiako Ondare Historikoari buruzko ekainaren 25eko 16/1985 Legearen 57.c artikulua; Herri Administrazioen Araubide Juridikoaren eta Administrazio Prozedura Erkideari buruzko azaroaren 26ko 30/1992 Legearen 37. artikulua; Datu Pertsonalak Babesteari buruzko abenduaren 13ko 15/1999 Legearen 11. artikulua; eta EAEko Kultura Ondareari buruzko uztailaren 3ko 7/1990 Legea).

Ikerlariek hitzematen dute argitaratzen duten lanean adieraziko dituztela iturria (UPV/EHUren Artxibo Nagusia), funtsa, eta dokumentu edo artxibo unitateen signatura. Ikerlariek, gainera, erreprodukzioa ikasketa eta ikerketa helburuetarako bakarrik erabiliko dutela berariaz adierazi beharko dute, Jabetza Intelektualaren Legearen testu bategina onartzen duen apirilaren 12ko 1/1996 Errege Dekretuan (arloan indarrean diren xedapenak arautu, argitu eta harmonizatzekoan) xedatzen denaren arabera. Arau horren jakitun direla ere adierazi behar dute, eta horretan nahiz beste batzuetan xedatzen dena beteko dutela, egile eskubideei eta jabetza intelektualari dagokienez. Bestalde, Artxiboak emandako erreprodukzioak ez argitaratzeko eta hirugarrenei ez lagatzeko konpromisoa hartzen dute, non eta ez duten Artxiboaren baimena.

Eskola eta fakultate zaharren funtsen ISAD(G) deskribapenak:

- Bilboko Nautika Eskola (1739-1994)

- Bilboko Merkataritza Eskola (1818-1972)

- Bilboko Industria Ingeniarien Goi Eskola (1897-1972)

- Bilboko Meatzetako Langileburuen Eskola (1913-1972)

- Bilboko Maisu-maistren Eskola (1865-1982)

- Bilboko Industria Ingeniarien Eskola (1942-1972)

- Donostiako Merkataritza Eskola (1861-1977)

- Donostiako Maisu-maistren Eskola (1865-1977)

- Gasteizko Maisu-maistren Eskola (1847-1977)                

Luis Ruiz de Aguirre Urquijo (Barakaldo, 1908ko azaroaren 18 - Donostia, 1989ko uztailaren 26), literatur munduan "Sancho de Beurko" izenez ezaguna, euskal politikari bat izan zen, EAE-ANVko militantea (Eusko Abertzale Ekintza - Acción Nacionalista Vasca), Euzko Gudarosteko Komisario Nagusia eta Espainiako Gerra Zibilean bizi izan zituen gertakari belikoen historialaria.
Ruiz de Aguirreren artxibo pertsonalaren jatorria 1937ko abuztuan Santoñako portutik atera zuen dokumentazio militarren dago. Bildu zituen paper eta argazkiei, hirurogeita hamarreko hamarkadan "Bidasoa, Instituto de Historia Contemporánea" (Bidasoa Institutua) erakundeak berreskuratutako dokumentazioa gehitu zien. Erakunde horren helburua izan zen ikerketa eta argitalpena bultzatzea Euzko Gudarostearen, euskal erbestearen eta erbesteratuek Bigarren Mundu Gerran izan zuten zereginaren inguruan. Horrela, hainbat iturritatik bildu zituzten materialak: Eusko Jaurlaritzaren eta Gudarostearen dokumentazio ofiziala, memoriak, argazkiak eta txostenak, gertakarien protagonistek emandakoak.
Fondo honen zatirik handiena Bizkaiko Campuseko Biblioteka Nagusian dago, eta beste zati txiki bat lagapenean hartu du hitzarmen bidez Euskadiko Artxibo Historikoa.

Fondoa on-line kontsultatzean, ADII bidez (UPV/EHUren gordailu instituzionala) eskuratzen dira haren eduki digitalizatuak.
Fondoa osoki deskribatzeko, deskribapen artxibistikorako ISAD(G) nazioarteko arauaren arabera, fondo mailako ISAD(G) deskribapena erabiltzen da.