Si necesitas modificar tu Acuerdo Académico/Learning Agreement cuando llegues a tu destino, mandas un mensaje a outgoing.eib@ehu.eus, proponiendo uno nuevo y justificando la razón de los cambios (solapamientos de horarios, idioma de impartición, el contenido real no es el que parecía, asignaturas que ya no se imparten…). El Acuerdo Académico/Learning Agreement definitivo lo envías a outgoing.eib@ehu.eus.

Todas las modificaciones se introducirán en GAUR. Tendrás que descargarte los nuevos documentos que se generen para firmarlos tanto tú como la universidad de destino, y luego nos los tendrás que hacer llegar en formato .pdf.

Si haces movilidad Erasmus+, las modificacioines se harán en el EHU Dashboard.

Al inicio de tu estancia te enviaremos un mensaje solicitando que rellenes una breve encuesta online: esta encuesta nos sirve para mejorar año a año en todos los aspectos relacionados con la preparación de la movilidad, debes cumplimentarla en el plazo que se indique en el mensaje. Si sales para un periodo superior a un semestre recibirás un mensaje similar durante tu estancia, para que rellenes otra encuesta que servirá para detectar posibles problemas que puedan corregirse mientras todavía estás en destino.

Por otra parte, cuando llegues a destino debes hacer que te firmen el certificado de llegada (el modelo lo tienes en GAUR) y luego lo envías escaneado a color a movilidad.internacional@ehu.eus. Si no envías este certificado no recibirás el dinero de las becas que te hayan concedido.

Si vas a realizar el TFG/TFM durante tu estancia recibirás un mensaje solicitando que rellenes una ficha, debes enviarla cumplimentada a outgoing.eib@ehu.eus en el plazo que te indiquemos. Esta ficha es imprescindible para dar de alta el Trabajo en el sistema.

Hacer un examen de la Escuela en la universidad de destino no es un derecho. El profesorado de la Escuela no tiene obligación de seguir ese procedimiento, y debes tener en cuenta que tú asumes los riesgos inherentes a este proceso (fallo de servidores, pérdida del original en el correo, etc).

Además, ten en cuenta que los exámenes a distancia sólo se permiten con las siguientes restricciones:

• Deben ser asignaturas de la titulación por la que se realiza el intercambio
• Sólo se puede solicitar un máximo de dos exámenes durante la estancia
• Alumnado de Grado: solo en el caso de movilidad para todo el curso académico

Si cumples estos requisitos y quieres solicitar la realización de un examen a distancia, debes seguir los pasos establecidos en el procedimiento que encontrarás publicado en nuestra web, respetando los plazos que se indican.

Por último, ten en cuenta que las fiestas de cada país y los horarios de trabajo no siempre coinciden, por lo que si cuando se hace aquí un examen, allí es fiesta o es a una hora muy tardía para ellos, no lo podrás hacer en destino. El examen se hará el mismo día y a la misma hora que aquí, sin excepción.

En caso de suspender uno de estos exámenes, el proceso de revisión sigue el cauce establecido para el resto del alumnado de la Escuela.

Reducción de estancia

En el caso de movilidad internacional, la duración de la movilidad de intercambio es la que figura en GAUR. Si una vez iniciada la movilidad se justifica la petición de reducción de la duración de la estancia y la universidad de destino está de acuerdo, envías un email a outgoing.eib@ehu.eus antes del 15 de diciembre solicitando la reducción. Tienes que indicar los motivos y la fecha final hasta la que quieres reducir la estancia, adjuntando la solicitud de reducción rellenada y firmada (puedes encontrar el modelo en la web).

Una vez que hayas enviado la documentación te comunicaremos por email si todo está en orden y si la reducción está ya oficialmente aceptada.

Recuerda: si pides reducir la estancia, luego no podrás pedir ampliación.

Ampliación de estancia

En el caso de movilidad internacional, la duración de la movilidad de intercambio es la que figura en GAUR. Si una vez iniciada la movilidad se justifica la petición de ampliación de la duración de la estancia y la universidad de destino está de acuerdo, envías un mail a outgoing.eib@ehu.eus solicitando la ampliación como muy tarde un mes antes de la finalización de la estancia que tienes adjudicada. Tienes que indicar los motivos y la fecha final hasta la que quieres alargar la estancia, adjuntando:

a) La solicitud de ampliación, rellenada y firmada (puedes encontrar el modelo en la web).

b) Fotocopia del seguro en vigor durante la ampliación de la estancia.

Una vez que hayas enviado toda la documentación te comunicaremos por email si todo está en orden y si la ampliación está ya oficialmente aceptada.

Debes tener en cuenta que:

• La estancia se ampliará como máximo hasta el 30 de septiembre 
• El periodo de ampliación debe realizarse a continuación de la estancia inicial.
• Tu estancia total no puede ser superior a 360 días. Por lo tanto, al solicitar la ampliación debes tener en cuenta la fecha que figura en tu certificado de inicio para calcular la fecha final
• La concesión de la ampliación del periodo de estancia no implica la ampliación de la beca, si existe.

Si necesitas una nueva contraseña de acceso a GAUR y todavía no has iniciado tu movilidad, la contraseña solo se facilita acudiendo en persona a la Secretaría de la Escuela. En caso de que necesites una nueva contraseña de acceso a GAUR cuando ya estás en destino, debes enviar un mensaje a outgoing.eib@ehu.eus adjuntando tu DNI escaneado.

El resto de los trámites puedes realizarlos a través de la web de la Escuela, en el apartado “Trámites para el alumnado”.