Después de leer atentamente las instrucciones del Vicerrectorado y aceptar en GAUR la plaza concedida, tienes que empezar a preparar tu movilidad. Para eso:

1. asistes a todas las reuniones informativas que se convoquen.

2. consultas con regularidad tu correo electrónico (toda la comunicación se hará por email).

3. buscas información sobre tu universidad de destino en su página web. También puedes preguntar a estudiantes que hayan estado allí en años anteriores (nosotros te proporcionaremos sus datos cuando el proceso de adjudicación de plazas esté finalizado).

Si eres estudiante de Grado, recuerda que debes tener aprobadas todas las asignaturas de 1º y 2º antes de salir a destino. Si en julio tienes pendiente alguna, tendrás que renunciar a la movilidad.

¡OJO! Si no realizas la movilidad por el motivo que sea, tienes que renunciar expresamente a través de GAUR y comunicarlo a outgoing.eib@ehu.eus. Si no lo haces así, el Vicerrectorado te aplicará penalización y no podrás volver a solicitar movilidad más adelante.

Para solicitar la admisión en tu universidad de destino:

1. verificas en su web qué documentos piden, el procedimiento y los plazos, y lo comunicas a outgoing.eib@ehu.eus.

2. acuerdas el contenido académico de tu movilidad con la subdirectora, Saioa Herrero.

3. preparas toda tu documentación. Ten en cuenta que:

a) Si vas a hacer movilidad en el programa Otros Destinos o América Latina, el compromiso previo lo realizas en GAUR con los datos que has acordado previamente con la subdirectora. Entras en Intercambio Universitario y vas a Realizar Compromiso. Introduces los datos de las asignaturas de la Escuela y de las asignaturas de destino, y luego las relacionas tal como lo hayas acordado previamente.

Cuando hayas grabado la información, se genera el Acuerdo Académico/Learning Agreement. Recuerda que debes mandar un email a la subdirectora para que te lo valide. Una vez validado, tienes que imprimir esos documentos, firmarlos y entregarlos en la Oficina de Relaciones Internacionales de la Escuela.

Para Erasmus+. Si vas a hacer movilidad en el programa Erasmus+, deberás cumplimentar los formatos de compromiso previo y Learning Agtreement que te facilitaremos desde la Subdirección. No se hará a través de GAUR.

b) Del expediente académico nos ocupamos nosotros. Pero si has hecho parte de tus estudios en otra universidad o en otro Centro de la UPV/EHU, debes entregarnos un certificado original de esos estudios.

4. Haces la solicitud.

• Si tu universidad de destino pide que se envíe la documentación por correo (postal o electrónico), nos encargaremos nosotros de mandarla. Tendrás que entregar todo en la Oficina de Relaciones Internacionales de la Escuela en la fecha que te indiquemos.
• Si el trámite de admisión es online y no hay que mandar documentación, pide a outgoing.eib@ehu.eus los documentos que debemos facilitarte y te los mandaremos por correo electrónico. No olvides que cuando termines el proceso online debes comunicarlo a outgoing.eib@ehu.eus.

Una vez que hayas recibido la aceptación de la universidad de destino, tendrás que seguir las instrucciones que te indiquen. Conviene que les avises con antelación para que sepan cuándo llegas.

Antes de salir de movilidad tienes que hacer tu matrícula en la Escuela, en las mismas fechas que el resto del alumnado. Al haber rellenado el Compromiso Previo te aparecerán automáticamente para matricular las asignaturas que consten en él, indicando que son para convalidar. Si tienes asignaturas de cursos anteriores las añades en la matrícula, para examinarte de ellas en la Escuela. Ya sabes que si te pasas de créditos el sistema no te permitirá hacer la matrícula: en ese caso, ponte en contacto con la Secretaría de la Escuela para que se estudie la autorización.

Si vas a hacer el TFG/TFM en destino, recuerda que no vas a poder matricularlo hasta tener todas las asignaturas aprobadas y todos los créditos que no sean del trabajo realizados. Si por cualquier motivo no convalidas el TFG/TFM en el curso académico en el que haces la movilidad, tendrás que volver a matricularte para el curso siguiente, así que infórmate previamente sobre los trámites para la matrícula, que realizarás de la misma forma que el resto del alumnado de la Escuela

MUY IMPORTANTE: Si por alguna razón relacionada con tu situación académica te vas a marchar sin haber hecho la matrícula, comunícalo a outgoing.eib@ehu.eus antes de salir a destino.

Nosotros somos la Oficina de Relaciones Internacionales de la Escuela, no somos una agencia de viajes. Organizar tu viaje es cosa tuya, porque tienes que tener en cuenta las fechas que te marque tu universidad de destino para presentarte allí.

También el alojamiento en destino lo gestionas tú con la información que te faciliten. Arregla ese tema lo antes posible, en algunos destinos puede ser muy complicado. Y si necesitas visado, pide a tu universidad de destino que te envíe un certificado de admisión como alumnado de programas de intercambio, para luego realizar los trámites con el Consulado o la Embajada.

Cuando salgas a tu destino debes llevar el resguardo de la matrícula y el certificado oficial que demuestra que eres estudiante de intercambio, lo descargas de GAUR.

Para hacer una movilidad internacional ES OBLIGATORIO que lleves un seguro que cubra accidentes, robo, problemas en viaje, repatriación, etc. Lo contratas cuando hayas recibido tu admisión en la universidad de destino, antes de firmar el Acuerdo Académico/Learning Agreement definitivo, eligiendo la cobertura para todo el tiempo que vaya a durar tu estancia. Aunque en el mercado hay varios seguros de este tipo, te facilitamos la información sobre el seguro Ibili, cuyas coberturas y precios son interesantes.

Si vas a realizar tu movilidad en Europa, solicita la Tarjeta Sanitaria Europea. Si vas a otros continentes, consulta en las oficinas de la Seguridad Social qué tipo de acuerdos hay, qué cubren y cómo funcionan (en muchos casos no los hay, por lo que tendrás que contratar un seguro privado).

En caso de que tengas seguro médico privado deberás consultar qué cobertura tienes en el extranjero. Pero DEBES llevar un seguro médico. Además, no olvides consultar en la universidad de destino, ya que algunas exigen un seguro médico específico.

También necesitas disponer de un Seguro de responsabilidad civil, nuestra universidad tiene contratado uno para el alumnado (lo puedes descargar desde nuestra página web) que cubre los destrozos que puedas hacer en destino. En algunas universidades piden que se acredite antes de poder entrar en los laboratorios, otras obligan a contratar el suyo propio. ¡Infórmate antes de salir!

Las becas no se gestionan desde la Escuela, de eso se encarga el Vicerrectorado de Coordinación y Relaciones Internacionales Para más información puedes consultar su página web.

Si vas a hacer una movilidad Erasmus+, recibirás la beca SEPIE. Para ello, debes cumplimentar el contrato de subvención que encontrarás en GAUR y enviarlo a movilidad.internacional@ehu.eus antes de salir a destino.