El capítulo VIII de la Normativa de Gestión de las Enseñanzas de Doctorado de la UPV/EHU contempla la Movilidad del alumnado de doctorado, concretamente, en el Artículo 36. Doctorandos y doctorandas visitantes.

Aquellas doctorandas y doctorandos que estando matriculadas y matriculados en otra universidad deseen realizar una estancia en la UPV/EHU, podrán hacerlo en el marco de un programa de doctorado que les acoja. Para ello, todos los agentes implicados deberán seguir el siguiente procedimiento:

1. La o el supervisor de la estancia en la UPV/EHU (profesor o profesora del programa de doctorado de acogida) completa su parte del Anexo I y lo firma electrónicamente (en formato pdf).
2. La o el supervisor presenta el Anexo I a la o al Coordinador del Programa de Doctorado solicitando que acepten la estancia (siempre condicionado a que la o el doctorando haya contratado el seguro preciso).
3. Cuando el Programa de Doctorado acepta la estancia, la o el coordinador del mismo firma electrónicamente el Anexo I (previamente firmado por la o el supervisor) y se lo reenvía a la o al supervisor.
4. La o el supervisor comunica a la o al doctorando que la solicitud ha sido aceptada y que tiene que contratar un seguro de asistencia en viaje y otro seguro de responsabilidad civil y remitir la documentación al o la supervisora (la contratación del seguro es requisito indispensable para la formalización de la estancia). Para estudiantes de la Unión Europea se debe aportar, además, la Tarjeta Sanitaria Europea.
5. La o el doctorando debe contratar un seguro de asistencia en viaje y uno de responsabilidad civil y remite a la o al supervisor los siguientes documentos:
   • Seguro de asistencia en viaje que cubra todo el período de estancia incluyendo obligatoriamente atención médica por enfermedad y/o accidente, traslado sanitario y repatriación al país de origen en caso de enfermedad, accidente o fallecimiento (Más información).
   • Seguro de responsabilidad civil
   • Tarjeta Sanitaria Europea (visitantes de la Unión Europea)
   • Pasaporte u otro documento de identidad válido (para doctorandas y doctorandos europeos)
   • Documentación acreditativa de matrícula en la universidad de origen.
   • Fotografía de tamaño carnet
6. El o la supervisora envía toda la documentación del punto 5 a la secretaría administrativa del programa de doctorado (personal de DOKe), junto con el Anexo I.
7. DOKe da su visto bueno a la estancia y el o la persona responsable de relaciones internacionales firma electrónicamente el Anexo I. DOKe devuelve a la o al supervisor el Anexo I con las 3 firmas (DOKe, la comisión académica y la o el supervisor), con copia a la comisión académica.
8. La o el supervisor firma el Anexo II (solicitud de tarjeta de visitante) y lo envía al centro/campus (centro validador) donde se ubicará la o el alumno visitante.
9. El centro validador firma el Anexo II y lo devuelve al supervisor.
10. La o el supervisor remite a la secretaría administrativa de DOKe el Anexo II cumplimentado para que se solicite la tarjeta de visitante.
11. DOKe registra la estancia (datos del Anexo I)
12. DOKe tramita la tarjeta de visitante en el servicio de seguridad.
13. DOKe remite la tarjeta al o la supervisora, para su entrega al doctorando o doctoranda, junto con el Anexo I y la información sobre prevención de riesgos laborales.
14.  Una vez recibida la tarjeta, la o el doctorando firma el Anexo I y el acuse de recibo de la tarjeta y de la información sobre prevención de riesgos laborales.
15.  La o el supervisor hace a llegar a la secretaría administrativa de DOKe, los siguientes documentos:
    • Anexo I
    • Acuse de recibo de la tarjeta de visitante y de la información sobre prevención de riesgos laborales